Die 10 besten Produktivität im Jahr 2026
Notizen, Aufgaben, Whiteboards, Dateiaustausch. Der Nutzen hängt am Teilen, nicht am Schreiben.
Wie wir ausgewählt haben
- Teilen ohne Empfängerkonto möglich
- Export in offene Formate
- Funktioniert auch mobil brauchbar
Die Bestenliste
draw.io
Ein vollständiges Diagrammwerkzeug im Browser, das Dateien lokal oder im eigenen Cloud-Ordner ablegt. Formensätze für Abläufe, Netze, Ablaufpläne und Gebäudepläne sind enthalten.
| Preis | Kostenlos |
|---|---|
| Plattformen | Web, Windows, macOS, Linux |
| Geeignet für | Ein sauberes Diagramm ohne Konto anlegen |
| Offizielle Website | https://app.diagrams.net |
Excalidraw
Ein Zeichenbrett im Browser für Diagramme und Abläufe, das absichtlich unperfekt aussieht. Genau das nimmt den Druck, etwas Schönes abliefern zu müssen – und macht Skizzen in Besprechungen brauchbar.
| Preis | Kostenlos |
|---|---|
| Plattformen | Web |
| Geeignet für | Einen Ablauf schnell als Skizze festhalten |
| Offizielle Website | https://excalidraw.com |
LibreOffice
Ein Büropaket mit Textverarbeitung, Tabellen, Präsentation, Zeichnung und Datenbank, gepflegt von einer Stiftung mit Sitz in Berlin. Es liest und schreibt die gängigen Formate der kommerziellen Pakete.
| Preis | Kostenlos |
|---|---|
| Plattformen | Windows, macOS, Linux |
| Geeignet für | Büroarbeit ohne Lizenzkosten erledigen |
| Offizielle Website | https://de.libreoffice.org |
Nextcloud
Eine in Deutschland entstandene Plattform für Dateien, Kalender, Kontakte und Zusammenarbeit, die auf einem eigenen Server läuft. Damit bleiben Daten im Haus, ohne dass auf Komfort verzichtet werden muss.
| Preis | Kostenlos |
|---|---|
| Plattformen | Web, Windows, macOS, Linux, iOS, Android |
| Geeignet für | Dateien und Kalender auf dem eigenen Server halten |
| Offizielle Website | https://nextcloud.com |
AnyDesk
Ein Fernzugriffsprogramm aus Stuttgart, das mit geringem Datenverbrauch arbeitet und deshalb auch bei schwacher Verbindung noch bedienbar bleibt. Adresse eintippen, Verbindung annehmen, fertig.
| Preis | Freemium |
|---|---|
| Plattformen | Windows, macOS, Linux, iOS, Android |
| Geeignet für | Auch bei schwacher Verbindung fernsteuern |
| Offizielle Website | https://anydesk.com |
CryptPad
Dokumente, Tabellen und Umfragen, die im Browser verschlüsselt werden, bevor sie den Rechner verlassen. Der Betreiber sieht nur Chiffren – nützlich, wenn mehrere Personen gemeinsam an etwas Vertraulichem arbeiten.
| Preis | Freemium |
|---|---|
| Plattformen | Web |
| Geeignet für | Vertrauliches gemeinsam bearbeiten |
| Offizielle Website | https://cryptpad.org |
MindMeister
Ein Mindmap-Werkzeug aus München, das Gedanken verzweigt darstellt und gemeinsam bearbeiten lässt. Besonders beim Ordnen von Ideen oder beim Vorbereiten eines Vortrags hilft die räumliche Anordnung.
| Preis | Freemium |
|---|---|
| Plattformen | Web, iOS, Android |
| Geeignet für | Ideen verzweigt ordnen |
| Offizielle Website | https://www.mindmeister.com |
Notion
Verbindet Notizseiten mit Tabellen und Datenbanken, sodass sich Aufgabenlisten, Wissenssammlungen und Projektseiten an einem Ort führen lassen. Beliebt in Teams, weil alles verlinkbar ist.
| Preis | Freemium |
|---|---|
| Plattformen | Web, Windows, macOS, iOS, Android |
| Geeignet für | Notizen, Aufgaben und Wissen an einem Ort führen |
| Offizielle Website | https://www.notion.so |
Obsidian
Notizen liegen als einfache Textdateien in einem Ordner und lassen sich miteinander verlinken. Daraus entsteht mit der Zeit ein Netz aus Gedanken, das sich auch ohne das Programm lesen lässt.
| Preis | Freemium |
|---|---|
| Plattformen | Windows, macOS, Linux, iOS, Android |
| Geeignet für | Notizen über Jahre sammeln, ohne an einen Anbieter gebunden zu sein |
| Offizielle Website | https://obsidian.md |
ownCloud
Eine Plattform für Dateien und Zusammenarbeit, die auf eigenen Servern läuft und sich an Unternehmen richtet. Die Herkunft liegt in Deutschland, der Ursprung von Nextcloud.
| Preis | Freemium |
|---|---|
| Plattformen | Web, Windows, macOS, Linux, iOS, Android |
| Geeignet für | Dateien im eigenen Rechenzentrum bereitstellen |
| Offizielle Website | https://owncloud.com |
Die richtige Wahl
Vor dem Teilen prüfen, wer den Link wirklich sehen kann – auch ohne Anmeldung.
Vollständiger Vergleich
| Werkzeug | Preis | Plattformen | Worauf Sie achten sollten |
|---|---|---|---|
| draw.io | Kostenlos | Web, Windows, macOS, Linux | Die Fülle an Formen wirkt zunächst überladen |
| Excalidraw | Kostenlos | Web | Für formale Diagramme zu ungenau |
| LibreOffice | Kostenlos | Windows, macOS, Linux | Bei aufwendigen Layouts kann sich die Darstellung verschieben |
| Nextcloud | Kostenlos | Web, Windows, macOS, Linux, iOS, Android | Braucht Wartung und Sicherheitsaktualisierungen |
| AnyDesk | Freemium | Windows, macOS, Linux, iOS, Android | Unbeaufsichtigter Zugriff braucht ein festes Kennwort |
| CryptPad | Freemium | Web | Ohne Adresse ist der Inhalt unrettbar verloren |
| MindMeister | Freemium | Web, iOS, Android | Kostenlos nur eine kleine Zahl Karten |
| Notion | Freemium | Web, Windows, macOS, iOS, Android | Ohne feste Struktur wächst die Sammlung unübersichtlich |
| Obsidian | Freemium | Windows, macOS, Linux, iOS, Android | Synchronisation ist kostenpflichtig oder selbst zu bauen |
| ownCloud | Freemium | Web, Windows, macOS, Linux, iOS, Android | Für Privatnutzer aufwendiger als eine fertige Cloud |